Responsabilidades de um Coordenador da Conferência

Responsabilidades de um Coordenador da Conferência

Coordenadores de conferência ou reunião planejadores, geralmente estão envolvidos em todos os aspectos de uma conferência, de obter os contratos iniciais assinados a limpeza no último dia do evento. No meio, há uma ampla gama de funções que você pode esperar encontrar. Desde 2010, tem havido oportunidades consideráveis ​​no campo que são esperados para durar pelo menos até 2020, como o Bureau of Labor Statistics prevê um aumento do emprego para os coordenadores de conferências em cerca de 44 por cento.

Pré-Planejamento

Como o coordenador, é sua responsabilidade garantir que todos os detalhes necessários para seus clientes são, por escrito, um contrato antes de você começar a se preparar para a conferência. Você vai se reunir com a liderança da organização para a conferência para descobrir detalhes como quantas são esperados para participar, o que as refeições e lanches são necessárias, quem é o público-alvo é composto por, qual é o propósito da conferência é e que tipo de orçamento Encostos de o cliente está sob. Além disso, você terá que negociar com fornecedores, instalações e outros prestadores de serviços e anote os custos totais para o evento. Você geralmente tem um orçamento que você deve trabalhar dentro.

Organizar o evento

Uma vez finalizado todos os detalhes de onde o evento acontecerá e quem vai fornecer os serviços, então você vai ser responsável por organizar os detalhes em uma operação de fluxo suave. Você vai ter que descobrir qual salas de vários oradores irão usar dependendo de como popular, o workshop está previsto para ser e como muitos convidados são projetadas para comprar bilhetes para serviços de banquete. Com o seu cliente, você será responsável por escolher o menu, arranjos de mesa e entretenimento e fazendo arranjos para os microfones e as necessidades audiovisuais de alto-falantes. Se os participantes estão ficando em estados diferentes de onde você está segurando a conferência de hotéis, você pode ter que providenciar transporte para eles. Até o momento do evento, você deve ter criado um cronograma detalhado e lista de contatos para cada serviço.

Monitor de Eventos

Durante a conferência, você será esperado para ser chamada para cuidar de pedidos de última hora e garantir que os fornecedores estão onde é suposto ser. Logo no início do primeiro dia, você vai fazer uma excursão da facilidade para se certificar de stands de exposição estão configurados apropriadamente, que o hotel está pronto para os convidados para chegar e que a sinalização é adequada. Você pode levar um walkie-talkie ou estar pronto em seu telefone celular a reagir instantaneamente às solicitações do cliente. Além de assistir o andamento da conferência, enquanto ele está acontecendo, principalmente de sua responsabilidade será a de identificar e solucionar problemas que possam surgir.

Dar seguimento

Um coordenador da conferência eficaz fornece follow-up com os clientes para descobrir se o evento foi considerado bem sucedido. Você também vai precisar para recolher o pagamento imediatamente após o evento e pagar seus fornecedores. Criar uma pesquisa para os participantes para preencher antes de deixar o evento e compartilhar os resultados com o seu cliente. Reúna-se com os organizadores de chumbo da empresa que realizou a conferência para o gabarito. Uma vez que muitos coordenadores de conferências também estão envolvidos na venda de seus serviços, pode convir que você perguntar para o trabalho de coordenar a próxima reunião ou conferência quando você faz este acompanhamento.

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